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歸檔類目又稱為“預(yù)歸檔”，是在文件尚未形成之前事先編制的歸檔計劃。

電子文件、檔案一體化管理的最佳實現(xiàn)方式是建立功能涵蓋電子文件生命周期全部管理活動的電子文件管理系統(tǒng)。

照片檔案冊應(yīng)平放，避免重壓，防止造成照片粘連。

對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，要遵循三個基本原則，即統(tǒng)計數(shù)據(jù)要準確、統(tǒng)計方法要科學、統(tǒng)計項目要使用實用。

照片檔案的分類方案應(yīng)保持前后一致，相對固定。

編制歸檔文件目錄是歸檔文件整理工作的重要內(nèi)容之一，是其他各種編目工作的起點和基礎(chǔ)。

目錄數(shù)據(jù)的錄入可采用“雙機對錄互?！狈绞?，每一條目由兩個錄入人員分別錄入，軟件自動進行對比較對，錯誤數(shù)據(jù)由錄入人員修正。

加強對電子文件內(nèi)容的保護，確保其可讀性是電子文件保護的核心。

定期歸檔的電子文件還需要形成機讀目錄。

無論電子文件集中存儲還是分散存儲，ERMS都應(yīng)集中存儲、管理和維護元數(shù)據(jù)。