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檔案作用是由社會(huì)需要決定的，社會(huì)的需要在各個(gè)時(shí)期不斷變化，檔案作用的主要方面也隨之變化。
《檔案法》所稱的檔案，專指“對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案”，而并非一般意義的檔案。
檔案的特點(diǎn)是原始記錄，多為孤本，價(jià)值珍貴，在提供利用中，一般只用于館內(nèi)借閱。
檔案內(nèi)容即使有造假的成分，仍然是真實(shí)的歷史記錄，仍然具有可靠的情報(bào)價(jià)值。
不能按檔案工作各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)機(jī)械地劃分先后次序，而應(yīng)注意各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)間的銜接，以及相互交叉、滲透和影響，做到全面、統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)發(fā)展，共同提高。
檔案和圖書的區(qū)別不是絕對(duì)的，在一定條件下可以相互轉(zhuǎn)化。檔案經(jīng)過(guò)研究、編輯、出版，從而轉(zhuǎn)化為圖書；而圖書隨著原稿保存起來(lái)，就是檔案。
根據(jù)中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》第（八）項(xiàng)的要求，各單位檔案機(jī)構(gòu)要把與人民群眾切身利益密切相關(guān)的各類文件材料收集歸檔，并按有關(guān)規(guī)定管理、提供利用和移交。各級(jí)國(guó)家檔案館要積極接收各類（），把這些檔案納入國(guó)家檔案資源體系。
檔案、圖書、文物、資料都具有知識(shí)性和信息性
檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的關(guān)鍵。
編制檢索工具的檔案，可以是未經(jīng)整理的檔案。